[NL] Freelancer, en nu?

Inhoudsopgave

• Het begrip 'freelancer'
• Freelance opdrachten
• VAR: verklaring arbeids relatie
• Eisen Belastingdienst
• BTW
• Facturering
• Inschrijven Kamer van Koophandel
• Een contract opstellen
  • De basis
  • Planning
  • Opdracht omschrijving
  • De financiën
  • Aanpassing en ondersteuning
  • Finishing touch

Voordat je in het bedrijfsleven wilt beginnen, al dan niet voor jezelf, wil je graag het één en ander voor iemand bouwen. Zowel in Nederland als in België bestaan er een aantal regels om aan te voldoen wil je in aanmerking komen voor diverse belasting voordelen.

Het is niet verplicht om als freelancer aan deze regels te voldoen. Maar dan moet je wel in bepaalde groepen vallen. In dit artikel ga ik verder in op het begrip freelancer en geef ik een aantal tips op diverse vlakken.
 top

Het begrip freelance is een soort contractvorm. Je verbindt je aan een bedrijf om een prestatie te leveren. Juridisch is freelance echter geen term en wordt er vaak gesproken over de term 'overeenkomst van opdracht'. Er is dus ook geen sprake van een werkgever maar van een opdrachtgever. Freelancers worden ook wel eens zzp'ers genoemd (Zelfstandige zonder personeel).

Een freelancer hoeft in principe zijn het aangenomen werk niet zelf te doen maar kan dit bijvoorbeeld ook laten doen. Een freelancer dient echter wel net als elk ander bedrijf zelf opgave en afdracht te doen aan de belastingdienst.
 top

Freelance opdrachten kunnen lange of korte opdrachten zijn gericht op het bereiken van een prestatie, het opleveren van een product of het uitvoeren van een dienst. Pas echter op met lange opdrachten. De Belastingdienst wil dit namelijk nog weleens zien als een verkapte vorm van loondienst en zal je alsnog aanslaan. Hierdoor verlangen opdrachtgevers soms om een VAR.
 top

De Verklaring Arbeids Relatie, afgekort met VAR, is een verklaring uitgegeven door de Belastingdienst. Deze verklaring, die zekerheid beoogt te geven over de fiscale en sociaal-zekerheidsrechtelijke status van de inkomsten van de persoon voor wie de verklaring is. Welk type VAR wordt uitgegeven is afhankelijk van de persoonlijke situatie hoe de inkomsten worden verkregen.

Er bestaan een aantal VAR types:

• loon uit dienstbetrekking
• resultaat uit overige werkzaamheden
• Winst uit onderneming
• Inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van een vennootschap

Heb je af en toe een freelance opdracht kan je het beste een VAR aanvragen van de tweede type, resultaat uit overige werkzaamheden.
 top

De Belastingdienst stelt aan freelancers de volgende eisen, willen ze in aanmerking komen voor diverse regelingen die voor ondernemers bestaan:

• Doel: winst maken
  Het bedrijf moet op zekere termijn winst maken
• Ondernemersrisico lopen De ondernemer moet het risico lopen dat hij geen omzet meer heeft
• Openbaarheid en zichtbaarheid
  De ondernemer moet zichzelf openbaar kenbaar maken door middel van reclame en andere promotie middelen
• Minimaal drie opdrachtgevers / afnemers
  Hierbij is de verdeling van inkomsten van belang voor een freelancer. Als 90% van de inkomsten van dezelfde opdrachtgever afkomt, hoeft de Belastingdienst geen belastingvoordelen toe te kennen.
• Uren criterium
  Een ondernemer dient minstens 1225 uur per jaar en 50% van zijn werktijd in zijn onderneming te werken.

Afhankelijk van de situatie is een freelancer btw-plichtig. Bepaalde diensten zijn vrijgesteld van BTW zoals journalistiek en medisch werk. De kosten mogen worden afgetrokken van de inkomsten. Ook mag bij het zogenaamde kantoor aan huis, de kosten deels afgetrokken worden, mits de woonruimte en werkruimte gescheiden zijn. In principe draagt een freelancer elk kwartaal omzetbelasting af, is de omzet echter enkele keren meer dan € 7000,- per kwartaal, wordt het verplicht om per maand deze af te dragen.
 top

In Nederland mag iedereen facturen uitschrijven. Het is dus een misverstand dat alleen bedrijven dit mogen doen. Deze facturen moeten altijd in tweevoud gemaakt worden. Een voor de klant en een voor de eigen administratie. Een Nederlandse factuur moet voldoen aan een aantal eisen. Hiervoor verwijs ik u graag naar de tutorial van Martijn. Wie BTW in rekening brengt, dient dit tijdig af te dragen. Soms is dit zelfs voordat de rekening betaald is door de klant. Op facturen naar het buitenland hoeft in sommige gevallen geen BTW afgedragen te worden. Klein ondernemers kunnen de BTW behouden mits deze onder de € 1345,- blijft. Van bedragen tussen € 1345,- en € 1833,- moet een deel afgedragen worden. Is dit echter een eurocent meer moet het gehele bedrag afgedragen worden.
 top

Het is ook voor freelancers verplicht zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.
 top

Een opdracht is vaak makkelijk binnen te halen. Echter wil je dit wel graag goed op papier hebben. Hoe maak je nou een contract voor een freelance opdracht? Hieronder ga ik stap voor stap uitleggen waar je op moet letten.
 top

De basis

Begin altijd met de standaard informatie. Voor wie maak je wat. Denk hier niet te makkelijk over. Opdrachtgevers willen namelijk nog weleens afwijken van hun oorspronkelijke opdracht. Als dit in een contract staat is dit duidelijk voor alle partijen.

Probeer de basis zo simpel mogelijk te houden. Maak duidelijk een opsomming welke werkzaamheden je voor je rekening neemt. Zo komt het bijvoorbeeld vaak voor dat je het project alleen hoeft te bouwen en op het eind jarenlang aan een project vast zit voor support.
 top

Planning

De planning van een opdracht is een heel belangrijk deel in je contract. Denk hier niet te licht over en neem voldoende 'buffer' op om bijvoorbeeld het project te implementeren bij de klant.

Probeer te werken met deadlines. Niemand houdt ervan maar het is een belangrijk onderdeel. Heb je teveel tijd over aan het eind, zal de klant vaak vragen of je het product wil uitbreiden. (meestal tegen een ander tarief!)
 top

Opdracht omschrijving

Maak in het contract een zeer duidelijke omschrijving van het op te leveren product. Maak zonodig gebruik van een functioneel- en technisch ontwerp zodat er voor beide partijen duidelijkheid is over het op te leveren product. Zoals eerder aangegeven willen opdrachtgevers nog weleens wisselen van product.
 top

Kijk uit bij het bouwen van extraatjes om de klant tevreden te stellen. Vaak is een klant tevreden als hij krijgt wat hij gevraagd heeft.

De financiën

Vaak heb je voordat je de opdracht aanneemt al gesproken over de financiën. Soms wordt er per uur betaald (Pas op voor de belastingdienst!) en soms wordt er voor het hele project betaald. Neem deze afspraken altijd op in je contract.
 top

Aanpassingen en ondersteuning

Neem in het contract ook op in welke mate er aanpassingen gevraagd kunnen worden voor het product en welke ondersteuning er binnen het product vallen. Ook kan je hier een soort 'vervolg' tarief aan verbinden.
 top

Finishing touch

Ik hoef natuurlijk niet aan te geven dat het zeer belangrijk is om het contract zo proffesioneel en tot in details uitgewerkt te presenteren. Een opdrachtgever ziet graag proffesionaliteit. En dat begint vaak al bij de eerste afspraken en het contract.
 top